Häufig verärgern mittelständische Unternehmen ihre Bewerber durch lange Bearbeitungszeiten. Dabei müssen gerade kleinere Unternehmen ihre Schnelligkeit und größere Flexibilität gegenüber Konzernen auch bei der Personalsuche ausspielen.

Im Zuge von Online-Formularen und Email-Bewerbungen, muss ein Eingangsbescheid innerhalb von 24 bis maximal 48 Stunden möglich sein. Eine konkrete Entscheidung über eine Einladung bzw. Absage wird von den meisten Bewerbern innerhalb von 2 Wochen erwartet und eine etwaige Vertragsunterschrift binnen 4 Wochen.

Aber leider sieht es in der Praxis etwas anders aus. Mittelständische Unternehmen haben häufig keinen, der sich nur um das Bewerbermanagement kümmern kann. Vielmehr ist es oft so, dass der Personalverantwortliche für die komplette Personalarbeit zuständig ist. Da kommt es zum Beispiel zum Monatsende vor, dass die Lohn- und Gehaltsabrechnung eine höhere Priorität hat und so die Bewerbungen eine Woche nicht bearbeitet werden. Dann kommt es vor, dass es in einem kleinen Unternehmen mit nur einem Personaler keine Vertretungsreglung gibt, da für die Bearbeitung von vertraulichen Personaldaten keine Person aus einer anderen Abteilung gewünscht bzw. vorhanden ist. Ferner ist es auch heute in vielen Firmen noch üblich, die eingehenden Bewerbungen erst einmal zu sammeln und erst nach circa 4 Wochen eine Vorauswahl zu treffen.

Aus unserer Erfahrung, sind nach vier Wochen allerdings gute Bewerber bereits in Gesprächen mit aufmerksamen Unternehmen und stehen gegebenenfalls bereits kurz vor der Vertragsunterschrift. Vielfach werden auch keine Zwischenbescheide geschrieben. So gibt es immer wieder Bewerber, die von den Unternehmen für grundsätzlich interessant gehalten, aber vorerst noch nicht eingeladen werden. Das kann dazu führen, dass die Betroffenen nach dem Erhalt des Eingangsbescheides und während der gesamten ersten Vorstellungsrunde für 4-6 Wochen keine Info mehr erhalten.

Wer im Wettbewerb um qualifizierte Mitarbeiter steht, der sollte folgende Zeiten einhalten:

• Eingangsbescheid: Innerhalb von 0-48 Stunden
  (je nach Vorgehensweise: Wir selbst senden ungern automatisierte Eingangsbescheide und sehen uns die Unterlagen vor dem Eingangsbescheid bereits kurz an.)
• Einladung und erstes Gespräch: Spätestens 2-3 Wochen nach Eingang der Bewerbung
• Vertragsabschluss: Möglichst innerhalb von 4 Wochen
• Absage: Spätestens 2-4 Wochen nach Eingang
• Zwischenbescheid: Alle 2 Wochen

Natürlich sind diese Fristen auch während Krankheits- und Urlaubszeiten einzuhalten. Hier muss dann eine entsprechende Vertretungsregelung greifen, damit die zeitintensive und teure Anzeigenkampagne nicht umsonst war und von vorne beginnen muss.
Ferner müssen mittelständische Unternehmen mit ihren meist umfangreicheren und interessanteren Aufgabengebieten sowie den größeren Aufstiegschancen gegenüber Konzernen punkten.